Корпоративная переписка
24/6/09 11:28![[personal profile]](https://www.dreamwidth.org/img/silk/identity/user.png){kind=small}
singalenНарисовалось тут.
Отмазка: если у Вас дружеские отношения с заказчиком, то эти приёмы могут и не понадобиться.
Но это если Вы знаете его долго и абсолютно уверены, что он, например, поймёт шутливый тон.
Если же нет, примите пару выстраданных правил.
1. Никаких лишних слов.
Если какое-то предложение или слово можно не писать, потому что в нём нет фактов и выводов - НЕ ПИШИТЕ ЕГО. Нарушения именно этого правила приводят к самой распространённой проблеме - "ляпнул чего не надо кому не надо".
2. Пишите НЕЙТРАЛЬНО.
Сухой корпоративный язык без цвета и запаха - это наше всё. Особенно без запаха.
* Пишите предельно ясно.
* Никаких эмоций. Только факты и выводы. Причём факты должны быть подтверждены железно - или, хотя бы, чьим-нибудь письмом, процитированным здесь же. Будьте уверены, что процитированным письмом не подставите его автора.
3. Подумайте ещё раз.
Написав письмо, перечитайте его. Подумайте над п.1 и п.2.
4. Письмо с любой информацией, которая может возбудить заказчика, должно отправляться с CC: на Вашего начальника, чтобы он мог вовремя среагировать.
Определение: информация, которая может возбудить заказчика - это любая информация, относящаяся к его интересам: влияющая на процесс разработки, обстановку в команде, финансы (список неполон. Знайте своего заказчика!)
Особо возбуждающая информация - это (список неполон):
* "мы не успеваем";
* "мы хотим больше денег";
* недовольство любого члена команды чем-либо;
* изменение в привычном заказчику процессе - всё, что не укладывается в его картину мира;
* см.п.1.
5. По умолчанию на корпоративные письма отвечают кнопкой "Reply All".
Исключения таковы:
5.1. Вам нужно обсудить вопрос письма с конкретным человеком - пишите только ему;
5.2. Ваше письмо не является НЕЙТРАЛЬНЫМ (см. п.2.). В этом случае см.п. 4.1.
5.3. Вы уверены, что кому-то из получателей НЕ следует читать Ваш ответ.
5.4. BCC: недопустим. Вернее, допустим лишь тогда, когда вы на 110% уверены, что адресат из BCC: не отправит/покажет его кому-то ещё.
6. Если на колу/митинге решили что-то важное для Вас - всегда пишите call minutes. САМИ. И шлите всем участникам.
Только так Вы будете уверены, что в истории останутся формулировкки, понятные Вам, и вообще именно Ваше понимание вопроса.
Если кто-то уже прислал свой вариант - пришлите ответом на всех свои уточнёния.
7. Не говорите заказчику, что он дурак.
Если он накозлил - начните со слова "Sorry", и задайте вопрос "what about..." самым нейтральным и неуверенным тоном. Может оказаться, что это не он накозлил, а Вы (чего-то не знаете/упустили).
8. Знайте заказчика.
Кто есть кто в его офисе, кто за что отвечает и примерную компетентность. Кто чей друг, сват и брат. Кто в чём заинтересован.
9. Если предстоит сложный/неприятный разговор, проведите его по телефону.
По телефону можно говорить "фак-фак-фак" (разумеется, только если Вы знаете, что делаете), и выдавать информацию, которые иначе не стоит оставлять в истории переписки.
Таким образом можно решить проблемы, не решающиеся перепиской.
Отмазка: если у Вас дружеские отношения с заказчиком, то эти приёмы могут и не понадобиться.
Но это если Вы знаете его долго и абсолютно уверены, что он, например, поймёт шутливый тон.
Если же нет, примите пару выстраданных правил.
1. Никаких лишних слов.
Если какое-то предложение или слово можно не писать, потому что в нём нет фактов и выводов - НЕ ПИШИТЕ ЕГО. Нарушения именно этого правила приводят к самой распространённой проблеме - "ляпнул чего не надо кому не надо".
2. Пишите НЕЙТРАЛЬНО.
Сухой корпоративный язык без цвета и запаха - это наше всё. Особенно без запаха.
* Пишите предельно ясно.
* Никаких эмоций. Только факты и выводы. Причём факты должны быть подтверждены железно - или, хотя бы, чьим-нибудь письмом, процитированным здесь же. Будьте уверены, что процитированным письмом не подставите его автора.
3. Подумайте ещё раз.
Написав письмо, перечитайте его. Подумайте над п.1 и п.2.
4. Письмо с любой информацией, которая может возбудить заказчика, должно отправляться с CC: на Вашего начальника, чтобы он мог вовремя среагировать.
Определение: информация, которая может возбудить заказчика - это любая информация, относящаяся к его интересам: влияющая на процесс разработки, обстановку в команде, финансы (список неполон. Знайте своего заказчика!)
Особо возбуждающая информация - это (список неполон):
* "мы не успеваем";
* "мы хотим больше денег";
* недовольство любого члена команды чем-либо;
* изменение в привычном заказчику процессе - всё, что не укладывается в его картину мира;
* см.п.1.
5. По умолчанию на корпоративные письма отвечают кнопкой "Reply All".
Исключения таковы:
5.1. Вам нужно обсудить вопрос письма с конкретным человеком - пишите только ему;
5.2. Ваше письмо не является НЕЙТРАЛЬНЫМ (см. п.2.). В этом случае см.п. 4.1.
5.3. Вы уверены, что кому-то из получателей НЕ следует читать Ваш ответ.
5.4. BCC: недопустим. Вернее, допустим лишь тогда, когда вы на 110% уверены, что адресат из BCC: не отправит/покажет его кому-то ещё.
6. Если на колу/митинге решили что-то важное для Вас - всегда пишите call minutes. САМИ. И шлите всем участникам.
Только так Вы будете уверены, что в истории останутся формулировкки, понятные Вам, и вообще именно Ваше понимание вопроса.
Если кто-то уже прислал свой вариант - пришлите ответом на всех свои уточнёния.
7. Не говорите заказчику, что он дурак.
Если он накозлил - начните со слова "Sorry", и задайте вопрос "what about..." самым нейтральным и неуверенным тоном. Может оказаться, что это не он накозлил, а Вы (чего-то не знаете/упустили).
8. Знайте заказчика.
Кто есть кто в его офисе, кто за что отвечает и примерную компетентность. Кто чей друг, сват и брат. Кто в чём заинтересован.
9. Если предстоит сложный/неприятный разговор, проведите его по телефону.
По телефону можно говорить "фак-фак-фак" (разумеется, только если Вы знаете, что делаете), и выдавать информацию, которые иначе не стоит оставлять в истории переписки.
Таким образом можно решить проблемы, не решающиеся перепиской.
Tags: